Vous savez que vos achats pourraient être mieux cadrés, plus durables, plus cohérents. Mais l’idée de créer une véritable “politique d’achats” vous semble lourde, compliquée, voire réservée aux grandes entreprises avec des équipes dédiées ?
Détrompez-vous. Il existe des astuces simples et concrètes pour poser les bases d’une vraie politique d’achats, même si vous partez de zéro, même si vous êtes en PME, et même si vous n’avez pas de service achats structuré.
Dans cet article, je vous partage 5 conseils pratiques et efficaces pour structurer vos achats sans vous noyer dans les processus complexes.
Pourquoi formaliser une politique d’achats ?
Une politique d’achats, ce n’est pas un document bureaucratique de plus. C’est un cadre qui donne du sens et de la cohérence à ce que vous faites déjà au quotidien. Elle vous permet de :
- Clarifier vos priorités et vos valeurs
- Faciliter la prise de décision face à une offre
- Communiquer clairement vos attentes aux fournisseurs
- Impliquer et aligner vos équipes internes
- Valoriser votre démarche auprès de vos clients et partenaires
Bonne nouvelle : vous n’avez pas besoin d’un pavé de 30 pages pour commencer. Quelques principes clairs suffisent amplement.
Astuce 1 : Explorez les engagements de votre entreprise
Avant de vous lancer tête baissée dans la rédaction d’une politique d’achats, prenez le temps de comprendre et d’explorer les engagements et valeurs de votre entreprise. Que ce soit dans votre mission, votre charte, ou simplement dans les discours de votre direction, il existe forcément des éléments auxquels vous pouvez vous rattacher.
Ensuite, notez ce que vous achetez le plus souvent. Pas besoin d’outils compliqués : une simple liste Excel suffit pour identifier les catégories d’achats récurrentes. Cela vous permet de prioriser et d’éviter les achats à l’aveugle.
Pour les plus avancés, vous pouvez vous lancer dans la catégorisation et la segmentation de vos achats. Mais pour commencer, concentrez-vous sur ce qui est le plus récurrent (et pas forcément le plus stratégique ni le plus coûteux).
Astuce 2 : Définissez 3 à 5 critères clés
Une politique d’achats efficace repose sur quelques critères clairs qui deviennent votre boussole dans chaque décision. Inutile d’en avoir quinze : trois à cinq critères bien choisis suffisent amplement.
Exemples de critères pertinents :
- Qualité : durabilité, réparabilité, garanties
- Coût total (et non pas seulement le prix d’achat)
- Impact environnemental : émissions, recyclabilité, écoconception
- Origine : locale, européenne, circuits courts
- Conditions sociales : respect des droits humains, certifications éthiques
Ces critères deviendront votre référence, même pour les petits achats du quotidien. Ils vous aideront à trancher rapidement et à rester cohérent dans vos choix.
Astuce 3 : Rédigez une charte simple (une page suffit)
Vous n’avez pas besoin d’un document juridique complexe. Une page suffit largement pour poser votre cadre d’action.
Votre charte doit expliquer en quelques paragraphes :
- Votre intention et vos priorités en matière d’achats
- Les critères que vous valorisez (ceux définis à l’étape précédente)
- Ce que vous attendez de vos fournisseurs
- Éventuellement, les engagements que vous prenez (transparence, dialogue, amélioration continue)
Ce document, même informel, pose un cadre et fait toute la différence. Il donne de la légitimité à votre démarche, aide vos équipes à s’aligner, et rassure vos fournisseurs sur vos attentes.
De nombreux exemples de chartes d’achats responsables sont disponibles sur internet. N’hésitez pas à vous en inspirer pour créer la vôtre, adaptée à votre contexte et à vos valeurs.
Astuce 4 : Sensibilisez les prescripteurs internes
Une politique d’achats ne vit que si elle est portée par ceux qui commandent ou choisissent les prestataires au quotidien. Ces prescripteurs internes ont souvent le dernier mot sur les achats réalisés.
Il est donc essentiel de les impliquer dès le départ. Comment ?
- Une mini-présentation de 15 minutes lors d’une réunion d’équipe
- Un email clair expliquant la démarche et les nouveaux critères
- Une discussion informelle autour d’un café
- Un atelier collaboratif pour co-construire certains aspects de la politique
Vous serez surpris : ces conversations simples génèrent souvent des résultats concrets. Les prescripteurs deviennent des alliés qui comprennent le sens de la démarche et peuvent même devenir des ambassadeurs en interne.
Astuce 5 : Testez sur 1 ou 2 fournisseurs, puis communiquez
Pas besoin de transformer tous vos achats d’un coup. La meilleure façon d’avancer, c’est de tester votre approche sur un ou deux fournisseurs avec qui vous avez une bonne relation.
Choisissez une catégorie d’achats où vous sentez qu’il est possible d’évoluer facilement : papeterie, nettoyage, restauration, textile… Présentez votre nouvelle politique à ces fournisseurs, demandez-leur de vous proposer des alternatives plus durables ou plus cadrées.
C’est en agissant qu’on construit une vraie politique. Ces premiers tests vous permettront de :
- Valider que vos critères sont applicables
- Ajuster ce qui ne fonctionne pas
- Montrer à vos équipes que c’est possible
- Créer des références concrètes pour la suite
Une fois ces premiers succès obtenus, communiquez dessus en interne. Partagez les retours d’expérience, les économies réalisées, les impacts positifs. Cela crée une dynamique et donne envie à d’autres de s’engager.
Ce qu’il faut retenir
Lancer une politique d’achats, ce n’est pas écrire un document compliqué que personne ne lira. C’est surtout une façon de donner du sens et de la cohérence à ce que vous faites déjà.
Les 5 astuces pour démarrer :
- Notez vos achats récurrents et connectez-les aux valeurs de l’entreprise
- Définissez 3 à 5 critères clés qui deviendront votre boussole
- Rédigez une charte simple d’une page maximum
- Sensibilisez les prescripteurs internes pour créer de l’adhésion
- Testez sur 1 ou 2 fournisseurs avant de généraliser
Vous n’avez pas besoin d’être parfait dès le départ. L’important, c’est de commencer simplement, de tester, d’ajuster, et de progresser à votre rythme.
Envie d’aller plus loin ? Découvrez comment mettre en place des achats durables sans difficulté ou explorez les 8 mots-clés pour une politique d’achats efficace.